Vacature Office Management Medewerker

The Hague & Partners is de officiële marketing- en acquisitie organisatie voor het promoten van vrijetijdsbesteding, congressen en zakelijke ontwikkelingen in Den Haag. Als professionele non-profitorganisatie streven we ernaar de economie van onze stad te versterken en de werkgelegenheid te bevorderen. Door middel van het aantrekken van (inter)nationale bezoekers, congressen, bedrijven en instellingen voor de stad. Dat doen we samen: met collega’s en met onze partners. We zijn één club en we zijn betrokken. We denken na over wat we doen, of dat duurzaam is en of dat goed is voor Den Haag en de wereld. We hebben een open bedrijfscultuur waarin we ontzorgen. We houden van inspireren en we doen dat met Haagse bluf. Een club waar je bij wilt horen? Wij willen dat jij bij ons hoort.

Voor de afdeling Operations zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Management Medewerker voor 24-28 uur p.w. 

Als Office Management Medewerker is geen dag hetzelfde! Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers en collega’s. Andere taken die je o.a. gaat oppakken zijn, agendabeheer, inplannen van interne- en externe afspraken, organiseren van vergaderingen.

Samen met nog één collega vorm je het team Operations Support waarbij jullie als team breed ondersteunen bij organisatorische, facilitaire en secretariële zaken op kantoor. Je bent een echte duizendpoot die er van houdt om binnen een team de collega’s en partners van TH&P te ontzorgen.

Hoe ziet jouw dag eruit? 

• Je handelt inkomende en uitgaande communicatie af (telefoon, e-mail en post). 
• Je biedt facilitaire ondersteuning, zoals het beheren van de voorraad (inclusief inkoop en facturatie) en het verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor. 
• Je beheert de agenda van een aantal MT-leden en verrichten van secretariële ad-hoc verzoeken van MT-leden.
• Je bent contactpersoon voor de Raad van Toezicht en de secretariaten van de Gemeente t.b.v. het inplannen van diverse afspraken alsmede het organiseren van vergaderingen met TH&P.
• Je biedt secretariële ondersteuning voor de Directie waaronder agendabeheer, het boeken van dienstreizen incl. verblijf en verrichten van diverse administratieve ondersteunende werkzaamheden.
• Je draagt zorg voor het beheer (incl. uitgifte en inname) van bedrijfs- en ICT-middelen inclusief handleidingen voor het opstarten en gebruik van de apparatuur.
• Je bent de contactpersoon het leveranciers- en contractbeheer van de telefonie (opzeggen, nummerbeheer, facturaties).
• Je beheert algemene e-mailboxen en interne communicatiekanalen (o.a. berichten plaatsen op Teams, bijhouden verjaardagslijst en evenementenagenda). 
• Je ondersteunt bij het agenderen en voorbereiden van organisatiebrede besprekingen en vergaderingen.
• Je bent de gastvrouw/aanspreekpunt voor bezoekers.
• Je biedt logistieke en organisatorische ondersteuning tijdens (projectmatige) activiteiten of events. 

Competenties die wij belangrijk vinden voor deze functie zijn:

• Klantgerichtheid
• Samenwerken 
• Organisatiesensitiviteit
• Kwaliteitsgerichtheid  
• Vakgerichtheid
• Stressbestendigheid

Benieuwd wat er dan van je verwacht wordt? Neem dan een kijkje in het TMA competentiewoordenboek: Competenties - CompetencyApp.

Onze werkwijze

• We werken volgens vier kernwaarden: ontzorgen, inspireren, betrokken, en verbinden. Deze waarden hebben we met elkaar bepaald. Het is de kapstok die we gebruiken bij het nemen van besluiten. Al onze activiteiten moeten we hieraan kunnen hangen, zowel intern als extern. 
• We vinden diversiteit en inclusie belangrijk. We zijn open-minded en laten iedereen in zijn waarde. Dit zie je o.a. terug in ons Feestdagenbeleid waarbij een medewerker zelf kiest welke feestdagen gevierd worden. 
• We werken vanuit onze kerntaak en zorgen ervoor dat onze activiteiten bijdragen aan welvaart en welzijn van bewoners van Den Haag. 

Wat verwachten we van je: 

• MBO werk- en denkniveau (bij voorkeur afgeronde Schoevers opleiding);
• Enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Uitstekende kennis van het MS Officepakket, waaronder Teams, Word, Excel, Outlook en PowerPoint;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift; 
• Nauwkeurigheid/punctualiteit en representativiteit;
• Goede kennis van Den Haag en regio;
• Flexibele instelling, waaronder incidenteel werken buiten de normale werktijden.

Wat is ons aanbod: 

• Een afwisselende functie met veel ruimte voor eigen ideeën. We zijn juist benieuwd naar jouw creativiteit; 
• Bij de functie passende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (salarisindicatie tussen € 2.724,= en € 3.172,= op basis van een 40-urige werkweek) conform de Arbeidsvoorwaardenregeling van TH&P. De Arbeidsvoorwaardenregeling is op te vragen bij de HR-afdeling via pz@thehague.com; 
• Bij een fulltime dienstverband: 26 vakantiedagen en 12 ATV dagen; 
• De mogelijkheid tot het volgen van opleidingen, trainingen en seminars/webinars; 
• Een The Hague & Partners medewerkerspas om diverse toeristische attracties en musea in Den Haag gratis te bezoeken en je mag ook iemand meenemen; 
• Flexibel feestdagen beleid (keuze tussen feestdagen die passen bij jouw levensovertuiging of culturele achtergrond); 
• En natuurlijk een enthousiaste club collega’s die houdt van de stad Den Haag.

Informatie 

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Patrick Loeps via e-mail: p.loeps@thehague.com. 

Solliciteren 

Graag ontvangen we voor 21 oktober a.s. je sollicitatiebrief en CV via e-mailadres sollicitatie@thehague.com t.a.v. Wendy Lupker, HR-adviseur.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.